Relais Expert-Conseil se préoccupe du respect de votre vie privée et de la protection de vos renseignements personnels. Dans le cadre de la prestation de ses services, Relais Expert-Conseil est susceptible de recueillir des renseignements personnels, notamment sur son site Web ou autre application, et vous êtes susceptibles d’en communiquer. En naviguant sur le site de Relais Expert-Conseil, vous reconnaissez et acceptez ces conditions d’utilisation.
La présente politique a pour but de communiquer aux personnes se prévalant des services de Relais Expert-Conseil les éléments suivants :
La manière dont sont collectées et traitées leurs données à caractère personnel ;
Quels sont leurs droits à l’égard de leurs données ;
Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel qui sont collectées et traitées ;
À qui ces données sont transmises ;
L’utilisation de fichiers témoins (cookies) par Relais Expert-Conseil sur son site Web.
Dans le cadre de la prestation de ses services, Relais Expert-Conseil est susceptible de recueillir des renseignements personnels et de même, vous êtes susceptibles d’en communiquer. La collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier est considéré comme personnel. Vos renseignements personnels peuvent inclure, sans y être limités, nom et prénom, sexe, date de naissance, adresse résidentielle, adresse électronique, numéros de téléphone, renseignements sur votre situation personnelle ou familiale, les informations que vous fournissez au moment de la création d’un profil pour vous prévaloir d’un de nos services.
Toutefois, ne sont pas considérés comme des renseignements personnels ceux qui concernent l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Relais Expert-Conseil a établi et mis en vigueur des politiques et procédures internes visant à protéger adéquatement les renseignements personnels en notre possession, peu importe leur support et leur forme. Nous procédons à leur révision sur une base régulière.
Nous sensibilisons les membres de notre personnel à l’importance de protéger les renseignements personnels en exigeant qu’ils suivent de la formation à ce sujet et en émettant ponctuellement des directives soulignant leur rôle et leurs obligations à cet égard.
Dans le cadre de nos fonctions, nous recueillons vos renseignements personnels et confidentiels seulement afin de nous permettre de vous fournir les services demandés de manière adéquate et personnalisée. Dans tous les cas, la communication de vos renseignements personnels et confidentiels sera assujettie à des obligations de maintien de la confidentialité et du respect des lois applicables.
Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, nous ne communiquerons et ne divulguerons pas vos renseignements personnels à quelques autres tiers sans votre consentement.
En utilisant nos services, vous consentez à la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels et confidentiels conformément à la présente politique. La forme du consentement pourra varier selon le contexte ou le service
demandé. Votre consentement sera demandé, entre autres :
Par une personne représentant notre direction générale pour des fins contractuelles ;
Par une personne représentant notre Service des ressources humaines ;
Par une personne représentant un des services dont vous souhaitez vous prévaloir.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans vous en informer ou sans que vous ayez donné votre consentement. De telles circonstances sont réunies, entre autres, lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d’appliquer la Loi.
Avant de nous divulguer des renseignements personnels concernant une tierce personne, vous devez obtenir le consentement de ladite personne en ce qui concerne la divulgation et le traitement de ces renseignements personnels selon les termes de la présente politique.
Les renseignements personnels concernant une personne mineure
Les renseignements personnels concernant une personne mineure ne seront pas recueillis auprès de celle-ci sans le consentement de la personne titulaire de l’autorité parentale ou de la personne tutrice.
Collecte
Nous limitons la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Un renseignement personnel est accessible à toute personne qui a qualité pour le recevoir au sein de Relais Expert-Conseil lorsque ce renseignement est nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Si vous soumettez des renseignements personnels sur notre site Web dans le but de les publier, nous les publierons et pourrons utiliser ces informations conformément aux autorisations que vous nous accordez.
Utilisation
Relais Expert-Conseil peut utiliser les renseignements personnels recueillis, entre autres aux fins suivantes :
Pour fournir le service demandé ;
Pour confirmer votre identité et répondre à vos demandes de renseignements ;
Pour améliorer notre offre de service ;
Pour exploiter et améliorer le site Web et nos solutions tout en comprenant les habitudes d’utilisation des utilisateurs et utilisatrices ;
Pour fournir tout autre service complémentaire associé au service demandé ;
Pour répondre aux exigences des lois et règlements en vigueur ;
Pour contrôler la qualité de notre service à la clientèle et prévenir les erreurs et les cas de fraude.
Divulgation
Nous pouvons divulguer vos informations personnelles à n’importe lequel de nos membres du personnel, conseillers professionnels et conseillères professionnelles, fournisseurs, ou sous-traitants et sous-traitantes dans la mesure où cela est
raisonnablement nécessaire à la fourniture des services demandés et aux fins énoncées dans la présente politique.
De façon générale, nous ne divulguons pas vos renseignements personnels. De manière occasionnelle, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à certains fournisseurs ou agents et agentes afin de fournir les services que vous nous avez demandés. Dans tous les cas, nous nous conformons aux restrictions et exigences prévues par la Loi lorsque nous divulguons vos renseignements personnels et le tout fait l’objet, dans certaines circonstances, d’une entente écrite et d’une évaluation de sécurité qui démontrent que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate et similaire à celle mise en place au sein de Relais Expert-Conseil.
Vos renseignements personnels ne seront pas communiqués à des tiers autrement que conformément à la présente Politique de confidentialité, sauf tel que la Loi l’exige ou l’autorise, ou tel que l’ordonne un tribunal compétent. Relais Expert-Conseil ne vend pas vos renseignements personnels à des tiers.
Évaluation de l’impact
Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) sur l’utilisation des renseignements personnels par nos services et/ou systèmes est réalisée avant qu’un renseignement personnel soit recueilli par Relais Expert-Conseil. Lorsque des transferts sont effectués à l’extérieur du Québec, l’impact sur un tel transfert sera également évalué.
Nous pouvons recueillir automatiquement certains renseignements non personnels à l’aide d’un programme d’analyse tiers, tel que Google Analytics pour nous aider à comprendre comment les internautes utilisent nos services Web, mais aucune de ces informations ne permet de les identifier. Les informations suivantes peuvent être collectées, stockées et utilisées :
Des informations à propos de leur ordinateur, y compris l’adresse IP, la localisation géographique, le type et la version de leur navigateur ainsi que leur système d’exploitation ;
Des informations concernant leurs visites et leur utilisation de notre site Web, y compris la source de référence, la durée de la visite, les pages vues et les chemins de navigation de site Web ;
Des informations générées lors de l’utilisation de notre site, y compris quand, à quelle fréquence et dans quelles circonstances les utilisateurs et utilisatrices le visitent.
Relais Expert-Conseil utilise des fichiers témoins (cookies) sur son site Web. Les témoins sont de petits fichiers de données inscrits sur la mémoire de votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez un site Web ou une application. Ils sont utilisés dans le but d’accroître votre expérience d’utilisation grâce à l’enregistrement de certaines données. Il vous est possible d’accepter ou non l’utilisation de ces témoins. Dans ce dernier cas, votre expérience utilisateur sur notre site Web pourrait être réduite.
Témoins (cookies) que nous utilisons sur notre site Web
Nous pourrions utiliser les témoins (cookies) aux fins suivantes :
Témoins techniques ou fonctionnels : Certains témoins assurent le fonctionnement correct de certaines parties d’un site Web et la prise en compte de vos préférences en tant qu’utilisateur ou utilisatrice. En plaçant des témoins fonctionnels, cela facilite la visite de notre site Web. Par exemple, vous pourriez ne pas avoir besoin de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations lors de la visite de notre site Web, puisque ces informations sont sauvegardées dans un
témoin.
Témoins statistiques : Les témoins statistiques sont parfois utilisés afin d’optimiser l’expérience des internautes sur notre site Web. Ces témoins statistiques nous permettent de colliger des renseignements sur l’utilisation de
notre site Web.
Témoins de marketing / suivi : Les témoins de marketing ou de suivi ou toute autre forme de stockage local utilisés pour créer des profils d’utilisateurs et d’utilisatrices afin d’afficher de la publicité ou de suivre la personne sur notre site
Web ou autres sites Web à des fins de marketing similaires.
Témoins utilisés par nos partenaires ou fournisseurs de services
Dans certaines situations, il est possible que nous fournissions un de nos services en faisant appel à un fournisseur externe, lequel pourrait utiliser des témoins qui seront stockés sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
Gestion des témoins
Il est possible de régler votre navigateur ou votre appareil afin qu’il refuse les témoins ou qu’il les supprime après leur enregistrement. Veuillez consulter la rubrique « Aide » de votre navigateur ou de votre appareil pour obtenir les instructions nécessaires. Veuillez noter que la suppression de ces témoins ou le fait de les refuser pourrait nuire à votre
expérience de navigation sur notre site Web.
Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits conformément à la Loi et à notre politique de conservation des dossiers. Nous pouvons, dans certaines circonstances, anonymiser les renseignements personnels que nous conservons.
Vos renseignements personnels et confidentiels ne sont conservés, directement ou par l’entremise d’entreprises sous-traitantes, que pour la durée nécessaire aux fins des services demandés et conformément aux exigences légales et réglementaires applicables. Nous exigeons que nos collaborateurs et entreprises sous-traitantes souscrivent aux engagements de confidentialité et appliquent des politiques équivalentes à la présente. Dans tous les cas, l’accès à vos renseignements personnels et confidentiels est restreint aux personnes pour lesquelles l’accès est nécessaire dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.
Nous sommes responsables des renseignements personnels que nous avons en notre possession ou qui se trouvent sous notre garde, y compris les renseignements que nous confions à des tiers afin de vous fournir le service demandé. Nous exigeons de ces tiers qu’ils conservent ces renseignements selon des normes strictes de confidentialité et de sécurité.
Nous adhérons aux principes énoncés par la Loi. Nous avons mis en place des politiques et directives, lesquelles assurent une protection de votre vie privée. La personne responsable de la protection des renseignements personnels supervise la présente politique de protection des renseignements personnels ainsi que les différents encadrements de l’entreprise.
Notre personnel est renseigné et adéquatement formé sur les politiques et pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Nous avons mis en œuvre plusieurs mesures de sécurité à l’égard des renseignements personnels et des données confidentielles que nous détenons afin de les protéger contre la perte et le vol, et de prévenir l’accès, la transmission, l’utilisation ou la modification non autorisés des renseignements personnels :
Engagement de confidentialité
Nous avons en place des mesures de sécurité organisationnelles, techniques et physiques raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés.
Ainsi, nous veillons à restreindre l’accès à nos bureaux et à nos équipements informatiques et tous les membres de notre personnel ainsi que nos partenaires sont sensibilisés en regard de la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils ont accès.
Les renseignements personnels que nous recueillons sont conservés de manière confidentielle conformément à la législation applicable. En outre, si vous choisissez de nous transmettre des renseignements personnels par courriel ou par le biais d’un formulaire disponible sur notre site Web, nous utiliserons uniquement l’information requise pour répondre à votre requête ou votre message et permettre d’y donner suite, en nous assurant d’en préserver la confidentialité.
Destruction des renseignements personnels
Nous assurons la sécurité physique et technologique des renseignements personnels qui sont conservés afin de contrer les destructions accidentelles, les pertes et divulgations ainsi que les destructions inappropriées.
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. Toutefois, nous devons détruire ou anonymiser ces renseignements conformément à la Loi et à notre calendrier de
conservation.
Lorsque nous détruisons ou anonymisons vos renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de
destruction ou d’anonymisation.
Gestion des incidents impliquant un renseignement personnel
Dans le cas où Relais Expert-Conseil aurait des motifs de croire qu’un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel s’est produit et que ce dernier présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé à la suite de l’incident, Relais Expert-Conseil informera, avec diligence, la Commission d’accès à l’information ainsi que toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. Relais Expert-Conseil peut également aviser toute personne ou tout organisme qui sont susceptibles de diminuer ce risque en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas, un registre documentera l’incident à des fins de référence.
Demande d’accès, de retrait ou de correction
Vous pouvez, sous réserve de toute restriction de nature réglementaire ou contractuelle, consulter, faire corriger ou demander la destruction des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec Relais Expert-Conseil en communiquant avec la personne mentionnée à la section 14. Coordonnées.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que l’information ne peut être divulguée pour des raisons légales ou de sécurité. Ces limitations sont décrites dans la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).
Nous nous engageons à répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la protection de vos renseignements personnels. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse susmentionnée.
Coordonnées
Toute demande ou plainte concernant la protection des renseignements personnels doit être acheminée au Responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse figurant ci-dessous :
Mathieu Chabot
Relais Expert-Conseil
3860, boul. Côte-Vertu, bureau 222
Saint-Laurent, QC H4R 1V4
Courriel : mchabot@relaisexpertconseil.com
Dans le cas où la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Relais Expert-Conseil décide de ne pas répondre à une demande d’une personne utilisatrice, et que la personne utilisatrice souhaite contester cette décision, ou si elle pense que ladite personne a porté atteinte à l’un de ses droits, elle est en droit de communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.
La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour de temps à autre afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels au sein de notre organisation. Relais Expert-Conseil se réserve le droit de modifier la présente politique en tout temps.
L’affichage de la Politique révisée sera réputé constituer un avis suffisant. Le fait de continuer à utiliser notre site Internet constitue une acceptation de votre part de cette Politique et de toute mise à jour.
La présente Politique de confidentialité a été mise à jour le 1ᵉʳ mai 2025.